Een richtlijn opstellen met veel verschillende mensen, is een ingewikkelde en tijdrovende klus. Hoe voorkom je bijvoorbeeld het geworstel met verschillende versies van het document? Freshheads ontwikkelde Het Richtlijnenplatform: een digitale tool waarmee samenwerken aan een richtlijn veel sneller gaat. Zo houden zorgverleners meer tijd over voor de menselijke kant van hun vak.
Officieel staat er ‘business developer’ achter de naam van Jessie de Peffer, maar haar collega’s van Freshheads noemen haar ook wel ‘miss Richtlijnenplatform’. Dat komt omdat ze veel spreekt met de gebruikers van het platform en hun wensen doorvertaalt naar nieuwe functionaliteiten.
De Peffer legt uit waarom richtlijnen schrijven op de ‘traditionele’ manier een complex proces is: “Als je samen aan een richtlijn werkt, vraagt dat veel afstemming tussen een groot aantal mensen met diverse achtergronden. Neem een richtlijn voor diabeteszorg. Daar zijn niet alleen internisten bij betrokken, maar ook huisartsen, diëtisten, diabetesverpleegkundigen, ziekenhuisapothekers en patiënten.”
“In de schrijffase van een richtlijn wordt vaak een Word-document heen en weer gestuurd per mail. Dat is erg foutgevoelig. Voor je het weet, circuleren er verschillende versies van het document. Hoe weet je of je de laatste hebt? En waar ís die laatste versie überhaupt?” In de commentaarfase wordt het versiebeheer volgens De Peffer nog ingewikkelder. Dan moet immers een nog grotere groep mensen naar de (concept-)richtlijn kijken en erop reageren. “Er is vaak één persoon die de commentaren verzamelt, in Excel zet, en vervolgens overtikt in het Word-document. Een onoverzichtelijke en tijdrovende klus. En daarna moet de richtlijn nog op de website van de organisatie worden gepubliceerd. Een webredacteur is daar al gauw veertig tot vijftig uur mee bezig.”
Werken in één editor
Kan dat niet efficiënter? Met die vraag klopte Akwa GGZ zo’n acht jaar geleden bij Freshheads aan. De platformontwikkelaar ging aan de slag en bouwde Het Richtlijnenplatform: een digitale plek waar werkgroepleden in dezelfde editor aan de meest actuele versie van een richtlijn of zorgstandaard kunnen werken. Zowel tijdens de voorbereiding, ontwikkeling als afronding van een richtlijn.
En dat werkt, vindt Janneke Wentink, manager GGZ Standaarden: “Het proces van commentaar geven op en autoriseren van nieuwe standaarden verloopt dankzij dit platform sneller, zonder dat daarbij de kwaliteit in het gedrang komt.”
Een paar jaar later sloot SKILZ zich aan. “Bij SKILZ werken veel verschillende werkgroepen aan richtlijnen: zorgprofessionals, maar ook vertegenwoordigers van cliënten. “Het is belangrijk dat ieder gehoord wordt”, zegt programmamanager Femke Aanhane. “Gebruikers vinden het schrijven aan de richtlijnen in de editor van het platform heel handig.”
Generieke versie
De afgelopen jaren kwam De Peffer in gesprek met organisaties die ook graag een richtlijnenplatform wilden, maar niet het budget hadden voor een maatwerktraject. Bij Freshheads ontstond het idee een ‘generiek’ platform te ontwikkelen, afgeleid van de initiële versie. De Peffer: “Voor de ontwikkeling hebben we gekeken naar de gemene deler: wat hebben deze organisaties nodig om veilig, efficiënt en goed samen te kunnen werken bij de ontwikkeling van hun richtlijnen?”
Afgelopen zomer is het nieuwe Richtlijnenplatform gelanceerd: een gebruiksvriendelijke en betaalbare tool, vergelijkbaar met die van Akwa GGZ en SKILLZ. Ook deze versie faciliteert het digitaal samenwerken aan richtlijnen: samen schrijven, samen herzien, en samen zorgen dat de commentaren goed worden opgepakt. “In de gedeelde editor kun je samen met collega’s en stakeholders binnen jouw eigen organisatie werken aan de meest recente versie van de richtlijn”, licht De Peffer toe. “Maar je kunt, zonder extra kosten, ook externen toegang geven tot het platform. Zo kunnen zij ook meeschrijven aan de richtlijn, deze voorzien van commentaar of autoriseren.”
Dummy-proof
Het platform is ondersteunend aan de AQUA-Leidraad, de ‘richtlijn der richtlijnen’. V&VN en RAILZ maken er inmiddels gebruik van. RIVM doet tot eind dit jaar een pilot met het platform om te kijken of het aansluit bij zijn werkwijze. “Gebruikers schatten dat de procesbegeleider met het platform tot 40 procent tijd bespaart”, vertelt De Peffer. “Maar de grootste tijdswinst zit ‘m in de publicatie. Met één druk op de knop staat de richtlijn op de eigen website van een organisatie.”
Verder vinden gebruikers Het Richtlijnenplatform ‘dummy-proof’. De Peffer: “Iedereen kan aan de slag zonder eerst een studie te maken van hoe het allemaal werkt.”
Het nieuwe platform heeft gestaffelde abonnementsprijzen: wie minder richtlijnen maakt, betaalt een lager tarief. Dat maakt het Richtlijnenplatform ook toegankelijk voor kleinere organisaties. “Wel zullen de meeste organisaties afhankelijk zijn van subsidies, zoals de Kwaliteitsgelden van ZonMw”, merkt De Peffer op. “We onderzoeken momenteel hoe we kunnen ondersteunen bij de aanvraag van dit soort subsidies.”
Referentielijsten
Hoe het platform zich verder zal ontwikkelen? “Volgend jaar inventariseren we welke extra features een meerwaarde hebben voor gebruikers”, aldus De Peffer. “We denken bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om referentielijsten toe te voegen. In richtlijnen wordt vaak gerefereerd aan literatuuronderzoek en publicaties. Die worden nu handmatig toegevoegd.”
“Ik kan me voorstellen dat organisaties hun Excellijst met bronnen graag willen uploaden op Het Richtlijnenplatform. Op dezelfde manier zou je gebruikers in bulk kunnen toevoegen. Stel: er is een richtlijn voor tandartsen in de maak. De werkgroep heeft de concepttekst klaar en wil die aan de achterban van tweehonderd tandartsen met een eigen praktijk voorleggen. Die zouden dan vanuit een Excellijst geïmporteerd kunnen worden, waarna de tandartsen via het platform hun commentaar geven.”
AI inzetten
Freshheads onderzoekt ook hoe artificiële intelligentie op een toegankelijke en veilige manier kan worden ingezet. “Bijvoorbeeld om het platform een basistekst voor een richtlijn te laten genereren. Zo ga je het ‘legepagina-syndroom’ te lijf. Het is immers veel gemakkelijker om een bestaande tekst aan te passen dan vanuit het niets een hele nieuwe te creëren. Een andere optie is een teksthulp te implementeren die zinnen beter laat lopen. Of die een richtlijn omzet naar taalniveau B1 of B2.”
De mogelijkheden zijn legio. Ze hebben gemeenschappelijk dat ze het proces verder vergemakkelijken en nog meer tijdswinst opleveren. “De mensen die de richtlijnen schrijven, zijn voor een deel artsen, tandartsen, fysiotherapeuten en andere zorgverleners”, zegt De Peffer. “Met de bestaande en toekomstige features van Het Richtlijnenplatform hebben zij meer tijd om zich bezig te houden met de menselijke kant van hun vak. Dat is het uiteindelijke doel van Het Richtlijnenplatform.”
