Een roosterverstoring kost vaak veel tijd omdat er veel geregeld en geschakeld moet worden. Zorgorganisatie Vitalis zet dus Robotic process automation (RPA) in voor hun roosterplanning. Het robotgestuurde roostersysteem kreeg zelfs een naam: Rob Otmans. Zeven vragen aan Jeroen Swanen, manager HR en Evy Hendriks, adviseur marketing, communicatie en PR.
Hoe is dit idee voor roosterplanning ontstaan?
Evy: “Bevlogenheid onder medewerkers vinden wij erg belangrijk. Onze jaarlijkse metingen tonen aan dat werkdruk, stress en gebrek aan regie op werk- en privébalans de voornaamste factoren zijn die zorgen voor minder bevlogenheid onder medewerkers. En dat zijn factoren waarop je invloed kunt uitoefenen. Daarom hebben we onderzocht van welke factor medewerkers het meest last hebben.”
Waarom Rob Otmans?
Jeroen: “Roosterverstoringen bleken één van de belangrijkste veroorzakers van werkdruk en stress te zijn. Er wordt veel druk gevoeld door teamleden om te komen werken als er een gat in het rooster ontstaat. Teams en medewerkers leggen zichzelf de druk op het probleem op te lossen, terwijl er heel veel andere mogelijke oplossingen zijn. Verstoringen ontstaan op ieder moment van de dag en in iedere functie in het primair proces. Wachten is voor een team óók een bron van stress en irritatie waardoor ze dit zelf gaan oplossen. Dit leidde tot de ontwikkeling Rob Otmans: ons roostersysteem met een RPA-gestuurde robot.”
Hoe werkt Rob Otmans?
Jeroen: “Het roostersysteem, gebouwd door softwarebedrijf Ciphix, maakt gebruik van RPA om beschikbare medewerkers te vinden. Rob zoekt eerst binnen het eigen team, vervolgens in de pool van flexmedewerkers en tot slot binnen de omliggende locaties. Medewerkers behouden hierbij de regie. Als ze beschikbaar zijn, kunnen ze een dienst accepteren, afwijzen of niets doen. De naam ‘Rob’ is inmiddels ingeburgerd als de digitale collega die de roosterplanning doet. Zo hoor ik collega’s nu zeggen: ‘Ik kreeg een dienst van Rob’ of ‘Rob stuurde mij een berichtje’.”
Hebben jullie mensen binnen de organisatie die collega’s kunnen helpen?
Evy: “De medewerkers die vanaf het begin betrokken waren bij het proces fungeren als interne ambassadeurs. Hun betrokkenheid draagt bij aan het vergroten van het bewustzijn over het oplossen van problemen, waarvoor eerder geen oplossing leek te zijn. Daarnaast kunnen zij collega’s helpen die moeten wennen aan het nieuwe systeem.”
Hebben jullie tips voor andere zorgorganisaties bij de implementatie van dit systeem?
Jeroen: “Accepteer dat enige mate van chaos onvermijdelijk is. Laat je als organisatie goed instrueren door de softwareleverancier en zorg dat de personeelsadministratie goed op orde is. Daarnaast is het belangrijk om de ondernemingsraad of medezeggenschapsraad nauw te betrekken bij het voortraject.”
Zou je Rob aanraden aan andere zorgorganisaties?
Jeroen: “Zeker! Het is geen magische oplossing voor alle personele vraagstukken, maar wel een waardevol hulpmiddel dat stress vermindert van zorgmedewerkers, managers en roostermakers. Door de inzet van Rob kunnen medewerkers nu echt genieten van hun vrije tijd, zonder zich zorgen te maken over roosterverstoringen. Rob heeft er bij Vitalis voor gezorgd dat al meer dan 5.000 diensten zijn ingevuld.”
Bron: e-magazine Leidinggeven aan Digitale Transformatie, ActiZ
