De langdurige zorg kraakt onder de administratielast en regeldruk. Kennisorganisatie Vilans presenteert daarom de ‘Ontregelblik’. Een platform vol tips en tools bij het verminderen van regeldruk in de zorg. Want waar komen al die regels vandaan? En waar kan het minder? De Ontregelblik helpt zorgorganisaties om aan de slag te gaan met ‘ontregelen.’
In de zorg stikt het van de regels, waarvan zorgprofessionals niet altijd nut en noodzaak van zien. Dat moet anders kunnen, vinden ze bij Vilans, de kennisorganisatie voor Zorg en Ondersteuning. En zo ontwikkelden ze de Ontregelblik. Om zorginstellingen te helpen om regeldruk duurzaam te verminderen.
“De OntregelBlik is een verzameling van werkvormen, ervaringsverhalen en tools die Vilans met professionals uit het veld de afgelopen jaren heeft ontwikkeld”, vertelt Else Stapersma, programmaleider (Ont)regel de Langdurige Zorg bij Vilans. “Dit blik aan informatie is nu gelanceerd als een samenhangend geheel: van het in kaart brengen van regeldruk tot en met blijvend ontregelen. Zodat zorgorganisaties aan de slag kunnen gaan met het verminderen van regeldruk.”
Samen ontregelen
“De Ontregelblik is een platform waar zorgorganisaties ondersteund worden bij de fasen van ontregelen waarin zij verkeren”, vervolgt Stapersma. “Je vindt er bijvoorbeeld de toolkit ‘Minder papier, meer tijd van zorg’, waarmee je als team de regeldruk in kaart kunt brengen. Dit doe je door stapsgewijs te kijken waar je last van hebt. En dan op basis daarvan een top drie samen te stellen om mee aan de slag te gaan. Maar op de Ontregelblik vind je bijvoorbeeld ook werkvormen en ervaringsverhalen van andere zorgorganisaties om blijvend te ontregelen.”
Het platform is bedoeld voor kwaliteitsmedewerkers en beleidsmedewerkers. Stapersma: “Die groepen zien we als de ‘trekkers’ van het verminderen van de regeldruk.”
Het aanpakken van het probleem van de zware regeldruk is heel belangrijk voor het behoud van de toch al schaarse arbeidskracht in de zorg. Want hoe meer er ‘ontregeld‘ kan worden, hoe groter het werkplezier bij de werknemers, en meer tijd voor het geven van zorg.
Nut en noodzaak onduidelijk
Thema’s waar organisaties veel regeldruk ervaren, zijn onder meer het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en incidenten melden. Maar de belangrijkste oorzaken van de regeldruk in de zorg liggen op een ander niveau, weet Stapersma: “Eén van de vijf dieperliggende oorzaken is dat er allerlei verschillende regels worden gehanteerd, waarvan men vaak niet weet waar ze vandaan komen en waar ze precies voor bedoeld zijn.”
We zien dat het nut en de oorzaak van bepaalde regels vaak onvoldoende ter discussie worden gesteld. Vaak is ook niet duidelijk of een regel wel of niet verplicht is. En het ontbreken van die kennis over de functie en herkomst van de regels draagt niet bij in de uitvoering van die regels door de zorgmedewerkers. Informatie over wel en niet verplichte regelgeving vind je ook terug in de Ontregelblik.’
Elke dag wegen
Ook worden regels verschillend ervaren, ziet Stapersma: “Wat voor een arts relevant is, is dat voor een verpleegkundige bijvoorbeeld lang niet altijd. Neem bijvoorbeeld gewicht. Volgens protocol moeten sommige cliënten elke dag gewogen worden. Maar een verpleegkundige kan ook op het oog beoordelen of een cliënt al dan niet gewicht verliest.”
Kennis uit de praktijk
De kennis achter de Ontregelblik komt uit de praktijk. “We zijn al bijna bijna vier jaar bezig met het programma ‘Ontregel de langdurige zorg’. In het kader daarvan hebben in het onder meer ‘schrap- en snapsessies’ georganiseerd. Hieraan hebben bijna 1.000 zorgmedewerkers deelgenomen.”
“De hulpmiddelen die daaruit kwamen hebben we doorontwikkeld en gevalideerd. Ook hebben we met vijftien organisaties trajecten gelopen van een half jaar om te experimenteren met oplossingen in zogenaamde ‘ontregellabs’, die we vervolgens weer hebben getoetst in ‘ontregelcafés’. We meten door het hele programma heen wat de impact is en maken rapporten en toetsen aan de praktijk of wat we ontwikkelen ook klopt.”
De resultaten worden niet alleen teruggekoppeld naar de zorginstellingen en het werkveld, maar ook naar ‘boven’: “We koppelen ook weer terug naar de beleidsmakers. We overleggen met onder meer VWS en Zorgverzekeraars Nederland, waar we ook de problemen uit de praktijk agenderen. Die werken soms ook inhoudelijk mee om regels op te helderen en de herkomst te verklaren. Zo werken we met elkaar aan het oplossen van dit vraagstuk.’
Hele systeem beter afstemmen
Het probleem van de regeldruk in de langdurige zorg is duidelijk aan te wijzen. Maar hoewel de Ontregelblik veel handvatten biedt, is de échte oplossing voor deze problemen niet zo simpel. Stapersma: “Wat het complex maakt, is dat de oorzaken én de oplossingen van de regeldruk verspreid liggen over allerlei niveaus. Je hebt de cliënt, de professional, het team, de organisatie en het zorgsysteem. En het probleem en de oplossing zitten over al die lagen verspreid. Vaak zit de oplossing niet alleen in het afschaffen van een paar formulieren, maar moet het hele systeem beter afgestemd. Dat maakt het complex.”
Verzameling aan hulpmiddelen
“Begin daarom met waar je wél invloed op hebt”, adviseert Stapersma. “De Ontregelblik is een verzameling aan hulpmiddelen en daarnaast een middel om met een andere blik naar regeldruk te gaan kijken. Het instrumenbt biedt ondersteuning bij het verminderen van regeldruk, maar ook bij het voorkómen van regeldruk.”
“Met die laatste insteek gaan we komend jaar experimenteren. Kunnen we regeldruk voorkomen door al bij het ontwerp van regels de behoeften van zorgprofessionals centraal te stellen? Dat klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het (nog) niet. Of je regeldruk nu wil verminderen of voorkomen, de Ontregelblik is vooral een oproep aan beleid- en kwaliteitsmedewerkers om ermee aan de slag te gaan. Om zo de langdurige zorg van onnodige regels te verlichten en het werkplezier te vergroten.”
