Dit artikel is geschreven in samenwerking met Timeff
De Nederlandse Obesitas Kliniek werkt sinds mei 2024 met een nieuw informatiesysteem. Na een aantal minder geslaagde pogingen met andere leveranciers, lijkt de oplossing van Timeff wel te werken. “Het proces van patiëntenzorg is niet verstoord, de invoering is vlekkeloos verlopen.”
Als operationeel manager van de Nederlandse Obesitas Kliniek (NOK) is Saskia Schrauwen al twaalf jaar eindverantwoordelijk voor alle operationele processen op de elf locaties van de kliniek. De specifieke aanpak van de kliniek, gericht op leefstijl- en gedragsverandering in groepsbehandeling gedurende langere tijd, stelt bijzondere eisen aan het informatiesysteem. Zo bijzonder dat het leveren van een nieuw informatiesysteem voor menig leverancier te hoog gegrepen bleek.
Mooi verhaal
Toen Timeff was benaderd om het nieuwe informatiesysteem in te richten, had ze dan ook de nodige scepsis, bekent Schrauwen eerlijk. “Dit was het zoveelste bedrijf dat het ging proberen: een mooi verhaal en over een half jaar zouden we operationeel zijn.”
Bij eerdere pogingen had dat proces soms een jaar geduurd, waarna de stekker er alsnog uit ging. Deze keer werden de beloftes wel nagekomen. “Timeff heeft het waargemaakt. Weliswaar in iets meer dan dat halve jaar, maar het is nog steeds een mooi resultaat als je het vergelijkt met het proces dat we met anderen hebben doorlopen. We zijn vrij snel met elkaar de goede weg ingegaan.”
Rotterdamse bravoure
Juist omdat er door de moeizame voorgeschiedenis niet per se heel veel vertrouwen was, had Arie van Baarle, client service director bij Timeff, een clausule in het contract op laten nemen dat Timeff het systeem geheel voor eigen risico zou ontwikkelen. “Als wij het niet zouden kunnen opleveren binnen de afgesproken periode en volgens de vereisten van de NOK, dan zou het hele contract vervallen. Dat was een beetje Rotterdamse bravoure, maar ook om te laten zien dat wij ervan overtuigd waren dat wij het wel konden.”
Planbare somatische zorg
Timeff ontwikkelde voor de NOK een nieuw informatiesysteem dat is gebaseerd op de eigen EPD/ZIS-oplossing Emma. Dit healthcare operating system ondersteunt alle primaire en secundaire processen in de planbare somatische zorg. Voor de NOK werd een aantal additionele functionaliteiten ontwikkeld.
De vereisten van het informatiesysteem van de NOK zijn nogal specifiek en dat maakt het ingewikkeld, vertelt Schrauwen. “Wij werken anders dan iedereen. Eén behandelaar ziet tien patiënten tegelijkertijd. Wij begeleiden patiënten in groepen in leefstijl- en gedragsverandering. Dat is een zorgpad dat niet veel klinieken kennen.”
Op elke locatie van de NOK werken meerdere teams die bestaan uit een zorgcoördinator, een diëtist, een psycholoog, een arts en een bewegingsdeskundige. Elk jaar melden zich bij de NOK zo’n 6.000 nieuwe patiënten die een intensief traject van anderhalf jaar doorlopen en daarna nog vier jaar minimaal een keer per jaar de kliniek bezoeken. Schrauwen: “Voor bijvoorbeeld een locatie als Den Haag hebben we meer dan 30.000 kliniekbezoeken per jaar.”
Dossiervoering en planning
De NOK had voor de dossiervoering een eigen pakket, daarnaast een apart EPD voor de financiële afhandeling en de planning liep via Excel en Outlook. “Die drie onderdelen moesten in Emma gevat worden”, vertelt Arne Heneweer, lead consultant van Timeff. De meeste EPD’s gaan uit van een-op-een gesprekken. Timeff ontwikkelde een planning binnen het EPD met groepen. Die planning en indeling van een groot aantal groepssessies door verschillende behandelaren over een langere periode was de grootste kluif, vertelt hij. “Daar hebben we met elkaar veel tijd en energie in gestopt. Uiteindelijk hebben we dat allemaal binnen één EPD kunnen faciliteren.”
Inhoudelijke kennis
Schrauwen was prettig verrast door de pragmatische aanpak en de inhoudelijke kennis over de processen van de NOK. “Dat was ik bij andere aanbieders miste. Die hadden soms echt geen idee waar het over ging.”
Het nieuwe systeem is afgelopen mei live gegaan. “Ik had niet verwacht dat het zo goed zou lopen”, zegt Schrauwen. “Het proces van patiëntenzorg is niet verstoord, de invoering is goed verlopen.” Er zijn nog wel enkele aandachtspunten, maar ze geeft het systeem na de livegang ‘een ruime voldoende’. Ik had eerlijk gezegd veel meer hiccups verwacht, maar die hebben we gewoon niet.”
Stappen verder
De NOK heeft nu één EPD dat een geautomatiseerde groepenplanning kan faciliteren. Daarin worden waarin agenda’s voor medewerkers gevuld, waarbij de financiering geregeld is. “In één operationeel proces is dat super”, concludeert Schrauwen. “Het gaat ons veel opleveren, hoewel dat nog niet door iedereen al zo wordt ervaren. Er zijn veel processen anders ingericht, waar medewerkers nog aan moeten wennen. We zijn er nog niet, maar we komen elke maand wat stappen verder.”
Op de plek waar het hoort
Timeff ontwikkelt informatiesystemen voor verschillende klinieken, ZBC’s en zorgketens, zoals DC Klinieken, Eyescan, Equipe Zorgbedrijven en het Oogcentrum Noord-Holland. “We richten ons op de planbare somatische zorg.”
Bij Timeff denken ze dat de NOK staat voor een vorm van zorg die in de toekomst veel meer zal gaan ontstaan. Heneweer: “Zorg die eerder in het ziekenhuis plaatsvond, zoals het poliklinische deel, de groepsbehandelingen en ondersteuning, is verplaatst naar de NOK. Zodra er meer klinische behandeling nodig is, is er een samenwerking met het ziekenhuis. Op deze manier lever je de zorg op de plek waar het hoort.”
De ervaring die nu met de NOK is opgedaan, denkt Heneweer daarom in de toekomst meer te kunnen toepassen. “Je ziet steeds meer dat klinieken en ziekenhuizen elkaar aanvullen. Dan moeten de bekostiging, de dossiervoering en het hele patiëntenproces dat kunnen faciliteren. Zo slaan we de brug tussen het ziekenhuis en het achterland.”
