Wachtlijsten, personeelstekorten, gebrekkige samenwerking tussen hulpverleners. De problemen in de jeugdhulp zijn legio. Kunnen digitale middelen uitkomst bieden? Met het nieuwe cliëntvolgsysteem Mindlinq denken initiatiefnemers Bettr Health Solutions en Mental Care Group de logistieke keten in de Haagse jeugdhulp flink te kunnen stroomlijnen. En daarmee de efficiency, klantbeleving en het inzicht voor aanbieders én gemeente Den Haag te verbeteren.
Waar staat de cliënt precies in het hulpverleningstraject? Welke zorgaanbieders zijn of waren bij de hulpverlening betrokken? Antwoorden op zulke vragen zijn in de jeugdhulp vaak niet zomaar te geven. Sterker nog: door het grote aantal betrokkenen weet de linkerhand soms niet wat de rechterhand doet. Laat staan dat hulpverleners in één oogopslag kunnen zien hoe een cliëntreis door de tijd heen is verlopen.
Allergrootste probleem
“Als je mensen van de inhoud vraagt wat nou het allergrootste probleem is, dan is het antwoord: eigenlijk weten we niet wat het pad is dat de cliënt gelopen heeft”, schetst CDO Gerbrand van de Beek van Mental Care Group het probleem. “Dat zie je ook terug in het nieuws met verhalen van cliënten die veel informatie opnieuw moeten aanleveren, omdat men niet weet hoe de route was bij de vorige hulpverlener.”
Frustratie bij cliënt
Dit leidt vanzelfsprekend tot frustratie bij de cliënt, die het gevoel heeft speelbal te zijn van instanties. Van de Beek: “Als iemand weer een vragenlijst moet invullen of een intake moet doen, vraagt die zich natuurlijk af: weet je eigenlijk wel wie ik ben?”
Voor hulpverleners werkt het demotiverend om onvoldoende inzicht te hebben in de cliëntreis, duur en status van behandeling en betrokken instanties.
Juiste zorg
Dat kan en moet anders, bedachten zorgaanbieder Mental Care Group en softwareleverancier Bettr. “De grote vraag is: hoe krijgen we het first time right?”, verduidelijkt Van de Beek de opdracht. “Hoe krijgen we die cliënt gelijk bij de juiste zorgverlener om frustratie en wachttijden voor te zijn? Je wilt kunnen bekijken en faciliteren welk cliënttype het beste past bij een bepaalde zorgverlener. En voor een gemeente is het heel belangrijk om te kunnen zien of ze de jeugdhulp op een goede manier heeft georganiseerd.”
Matchingstafels
De oplossing die Bettr samen met het zorgveld ontwikkelde, is een digitaal cliëntvolgsysteem op basis van dagelijkse in- en output. Dit zorgt voor inzicht waardoor klant en hulpverlener beter gematcht kunnen worden op zogeheten digitale matchingstafels. “Nu gaat dat nog vaak analoog waarbij mapjes papier over tafel gaan of soms Excel-lijstjes”, zegt Van de Beek. “Dat moet ook digitaal en op afstand kunnen. Om dat te bereiken, moeten we bij de bron gaan aftappen op het moment dat de cliënt zich voor het eerst aanmeldt. Dan komt die cliënt in het volgsysteem.
Daarmee kun je nu ook digitaal traceren om welke reden een bepaalde beslissing is genomen. Op het moment dat iemand bij samenwerkingspartner Incluzio, Mentaal Beter of een andere aanbieder komt, kan je dankzij datavisualisatie letterlijk het hele pad zien dat deze klant heeft afgelegd.”
Dat klinkt mooi, maar heeft niet elke partij in de jeugdhulpketen weer eigen registratiesystemen die data-uitwisseling bemoeilijken? “Her en der nog zitten er nog wel wat verschillen in registratievormen”, erkent Thomas ten Voorde, projectleider bij Bettr. “Maar als je dat soort dingen inzichtelijk hebt, kun je ze bij de bron gaan aanpakken. Dat is het mooie van dit systeem.”
Bestaande infrastructuur
Daarbij hebben Mental Care Group en Bettr bij de ontwikkeling van Mindlinq bewust rekening gehouden met praktische stand van zaken rond digitalisering. Van de Beek: “We gaan géén groot centraal EPD opzetten. We gaan niet ook wachten totdat iedereen standaarden of API’s heeft geïmplementeerd. Dat gaat nu te veel tijd en geld kosten. Uiteraard hebben we wel de ambitie én kennis in huis om via API’s te gaan werken. Maar behandelaars zijn vooralsnog gewend om met hun eigen systeem te werken. Dus gebruiken we de bestaande infrastructuur. Daarbij tappen we ook alleen de data af die we nodig hebben af.”
Leerlingsvolgsysteem
Het leerlingvolgsysteem zoals dat in de onderwijswereld wordt gebruikt. is als leidraad gehanteerd. Van de Beek: “We wilden niet het wiel opnieuw gaan uitvinden. In het onderwijs heb je al een leerlingvolgsysteem, waarbij leerplichtambtenaren data uit gemeente- en schoolsystemen halen. Daar hebben we ons door laten inspireren, zodat we gelijk in korte tijd iets konden neerzetten.”
Ketenzorg
Directeur Arjan Karens van Bettr haalt nog een ander referentiepunt aan. Hij was tot enkele jaren geleden nauw betrokken bij VitalHealth, feitelijk een voorloper van Bettr. “De huidige opkomst van de mentale gezondheidsnetwerken roept veel herkenning op. Die opkomst lijkt op de ontwikkeling van regionale (huisartsen)zorggroepen die in de eerste lijn zijn ontstaan”, zegt Karens. “Met VitalHealth hebben we destijds een belangrijke rol gespeeld in de ontwikkeling van ketenzorginformatiesystemen. Daarbij ging het net als nu om vragen als: hoe kun je beter regionaal met elkaar samenwerken? Hoe kun je die multidisciplinaire zorg ondersteunen? Die ervaring nemen we mee.”
Leerpunten
Rijst de vraag in hoeverre Mindlinq suboptimale organisatieprocessen bestendigt. Zulke processen kunnen een digitaal sausje krijgen, maar daarmee zijn ze nog steeds niet optimaal. “Uit Mindlinq gaan heel wat leerpunten komen”, reageert Van de Beek. “Misschien gaan we daar wel van schrikken. Maar nu het gevisualiseerd wordt, kunnen we er tenminste wat mee. Juist omdat het allemaal zo verkokerd was met data in gesilode elektronische cliëntendossiers, was er vaak helemaal geen totaaloverzicht. Nu we dat wel gaan krijgen, heb je voeding voor gesprekken over optimalisering en innovatie.”
Nieuwe contracteervorm
Dit streven naar optimalisering is bestuurlijk en contractueel nadrukkelijk ingebed. Om meer eenduidigheid, samenwerking en innovatie in het jeugdhulpdomein te realiseren, koos de gemeente Den Haag eerder dit jaar voor een nieuwe vorm van contracteren. In plaats van contracten te sluiten met individuele aanbieders, ging Den Haag voor een periode van acht jaar in zee met twee consortia, die ieder de helft van de Haagse jeugdhulp voor hun rekening nemen. Onder de naam ‘Kracht’ vormt Mentaal Beter samen met Incluzio, Impegno, FamilySupporters en Yoep één van deze consortia. De gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de jeugdhulp verplicht de consortiumpartijen om nauw met elkaar samen te werken en dus ook informatie uit te wisselen.
Opschaling
Wat de consortium-aanpak in ieder geval doet, is dat het implementatie op schaal mogelijk maakt. Bij de live-gang van Mindlinq worden direct al meer dan zesduizend cliënten “ingelezen”. Als het aan Karens ligt, blijft het daar niet bij. “Door het op dit moment in de kern te houden op de functionaliteiten inzicht-volgen-matchen, is Mindlinq goed schaalbaar en in iedere regio of gemeente van meerwaarde. Er is geen regio die kan zeggen: dat speelt alleen in Den Haag, dit past niet bij ons.”
Praktische impact
De eerste gebruikerservaringen sterken Bettr in deze ambitie. “De professionals waren direct enthousiast over Mindlinq”, vat Ten Voorde samen. “Ze kunnen aan die matchingtafels nog beter en transparanter werken. Minder uitgeprinte Word-documentjes en Excelletjes, maar echt met elkaar in een digitale omgeving. Dat gaat impact maken in hun praktijk.
Adminstratieve lastenverlichting
Mindlinq sluit naadloos aan op de transformatie die gaande is binnen de jeugdzorg, legt directeur en penvoerder Janna Steinbusch van Kracht Den Haag uit: “Kracht Den Haag zet vol in op transformatie van de jeugdhulp in Den Haag. Mindlinq ondersteunt in deze beweging. Nu al zie ik binnen Kracht een forse administratieve lastenverlichting. En juist dat is een belangrijke ambitie van de gemeente en een ambitie waar de Raad sterk op zit. We leren veel en dat inzicht is nodig om de inzet en intensiteit te monitoren. De veranderkundige opdracht in Den Haag is om zoveel mogelijk inwoners direct te helpen en zo zwaardere zorg te voorkomen. Met de data in Mindlinq kunnen we niet alleen statisch maar ook bewegingen en trends zien en daarop anticiperen. Die behoefte heeft vrijwel iedere gemeente.”
