De inzet van artificiële intelligentie kan de administratieve last in de zorg flink omlaag brengen. Dat is de overtuiging van Joep Wegstapel, medeoprichter van Verticai. Dit bedrijf ontwikkelt software die automatisch gespreksverslagen en rapporten genereert. Zo kan het toetsenbord de spreekkamer uit en blijft er meer tijd over voor de cliënt of patiënt.
Zorgprofessionals besteden een groot deel van hun tijd aan administratie. Dat moet anders, vonden Joep Wegstapel en twee andere oud-studenten van de Universiteit Utrecht, samen met hoogleraar Sjaak Brinkkemper. In september 2023 richtten ze daarom Verticai op, een spin-off van het Utrechtse onderzoeksprogramma Care2Report. Hun op AI gebaseerde software neemt een groot deel van de administratieve rompslomp uit handen.
“We hebben alle vier een partner of ouder die in de zorg werkt”, vertelt Wegstapel. “Daardoor zagen we van dichtbij dat ze vaak laat thuis kwamen, omdat ze na hun dienst nog verslagen moesten typen. Dat motiveerde ons om het probleem aan te pakken.”
Van gesprek naar rapport
Het Verticai Platform maakt gebruik van spraakherkenning en andere moderne technieken. De software neemt het gesprek tussen de behandelaar en cliënt op, maakt er een transcript van en genereert vervolgens een rapport. Wegstapel legt uit hoe dat in de praktijk werkt: “Stel je voor dat een psycholoog in gesprek is met een cliënt. Terwijl ze praten, verschijnt live een transcript op het scherm van de psycholoog. Na afloop van de sessie maakt de software daar een rapport van, met relevante informatie in een template naar keuze, zoals dat van het Elektronisch Cliëntendossier.”
Controleren en aanpassen
De psycholoog hoeft het rapport alleen nog te controleren. Zo nodig kan hij of zij handmatig veranderingen aanbrengen of gebruikmaken van de knoppen ‘Maak korter’ of ‘Pas aan met AI’.
Wegstapel: “Als de cliënt heeft verteld dat hij veel steun ontleent aan zijn hond, terwijl dit niet in de rapportage staat, kan de psycholoog de opdracht geven: ‘Vertel over de hond van de cliënt’. De software zoekt naar wat er over de hond is gezegd en verwerkt die informatie op de juiste plaats in het rapport. Als de rapportage klaar is, wordt deze met één druk op de knop naar het ECD gestuurd.”
Chatten met software
Het platform heeft ook een (optionele) dossierfunctie die gegenereerde gespreksrapporten opslaat in het dossier van een cliënt. “Zorgverleners kunnen chatten met onze software om snel informatie uit dat dossier te halen of om documenten op te stellen,” zegt Wegstapel. “Als een psycholoog bijvoorbeeld langere tijd geen contact heeft gehad met zijn cliënt, kan hij of zij de software vragen om zijn geheugen op te frissen. En aan het eind van een GGZ-traject kan de psycholoog de software een ontslagbrief laten opstellen.”
Zorginfarct voorkomen
Uiteindelijk wil Verticai zorgverleners in zoveel mogelijk onderdelen van hun werkproces ondersteunen. “Ons doel is om het werk van zorgprofessionals leuker en efficiënter te maken”, aldus Wegstapel. “Wij regelen de rapportage, zodat zij zich weer volledig op de patiënt kunnen richten. Efficiënter werken is ook nodig om een zorginfarct te voorkomen. Het toetsenbord moet de zorg uit!”
Informatie-eisen verschillen
Verticai richt zich voorlopig op de ggz, het sociaal domein en bedrijfsgeneeskunde. “Hier kunnen we relatief snel waarde leveren, omdat deze specialismen vrij geprotocolleerde zorg bieden”, legt Wegstapel uit. “Op termijn willen we ook andere domeinen ondersteunen, maar dat kost tijd, omdat de informatie-eisen niet overal hetzelfde zijn. Een orthopeed moet immers andere informatie aanleveren in het Elektronisch Patiënten Dossier dan een longarts of neuroloog.”
Maatwerk
De software van Verticai bepaalt per specialisme welke informatie in een rapport moet staan. Dit maatwerk is de reden achter de naam van het bedrijf: Vertical Artificial Intelligence. Wegstapel: “Bij een horizontale benadering maak je één generieke oplossing die voor iedereen werkt. Wij doen het anders en bieden een oplossing die specifiek is afgestemd op elk specialisme.”
Verandering is spannend
Op dit moment gebruiken twintig organisaties het platform van Verticai. Zij betalen een vast bedrag per fulltime-equivalent (FTE) of per cliënt. “Sommige gebruikers vinden het lastig om over te stappen naar de nieuwe werkwijze”, vertelt Wegstapel. “Dat ligt niet aan onze software, want die wordt als gebruiksvriendelijk ervaren. Maar als je al jarenlang op dezelfde manier rapportages maakt, is verandering spannend. Wij begeleiden de gebruikers om over die drempel te komen.”
Gevoelige data
De belangstelling voor Verticai groeit, maar in het begin was het moeilijk om zorgorganisaties te overtuigen. Wegstapel: “We moesten flink stoeien om een pilot te mogen doen. Gelukkig stond Trauma Centrum Nederland hier als eerste voor open. Ook daarna waren potentiële klanten terughoudend. Ze maakten zich zorgen over de veiligheid van de gegevens en de privacy. Dat is begrijpelijk, want we werken met gevoelige data die niet in verkeerde handen mogen vallen. Zodra de eerste klanten over de streep waren, zagen we dat anderen niet achter wilden blijven.”
Veiligheid en privacy
Hoe Verticai die essentiële veiligheid en privacy waarborgt? “Wij ontwerpen onze software vanaf de start op zo’n manier dat privacy en gegevensbescherming altijd prioriteit krijgen”, antwoordt Wegstapel. “Onze servers staan in Europa, zodat data niet naar Amerika gaat. En zodra data naar het ECD is overgebracht, verwijderen wij die. Verder hebben we onze ISO 27001- en NEN 7510-certificering behaald. Hiermee tonen we aan dat we strenge eisen voor informatiebeveiliging heel belangrijk vinden.”
Samen verantwoordelijk
“Wij staan open voor samenwerking”, besluit Wegstapel. “Voor de GGZ werken we al samen met het cliëntendossiersysteem Medicore. Het is belangrijk dat leveranciers in de zorg niet alleen in hun eigen straatje denken. Samen zijn we verantwoordelijk voor een optimale infrastructuur die duurzame zorg garandeert.”
Verticai is één van de startups die op uitnodiging van ROM Utrecht Region deelneemt aan het Heart of Health Startupplein tijdens Zorg & ict 2025
