Een concrete oplossing voor een probleem mét een bewezen business case, dat is het resultaat van een Discovery Sprint. En dat zonder programmeren of een uitgebreide pilot-fase. Hoe werkt het en wat kun jij ermee bij een zorginstelling of ICT-leverancier?
“Wij doen een Discovery Sprint als we niet precies weten wat er speelt bij de doelgroepen” vertelt Anne Hollemans, UX specialist bij Online Department. “Dat kan bijvoorbeeld naar aanleiding van klachten over een bepaald digitaal product of de noodzaak om een hele nieuwe service te ontwikkelen.”
Informatie, data en inzichten
Tijdens de Discovery Sprint wordt er ontzettend veel data verzameld. Dat gebeurt door middel van interviews met eindgebruikers, het observeren van de manier van werken met verschillende systemen of het analyseren van klachten of opmerkingen die bij een servicedesk binnenkomen.
“We gaan heel breed en zo komen we uiteindelijk met heel veel informatie, data en inzichten terug. Dan is het de kunst om te gaan kijken welke patronen we zien en welke problemen we kunnen identificeren. En hoe kan de zorginstelling of ICT leverancier hiervan profiteren?”
Doel Discovery Sprint
Het verzamelen van deze data raakt meteen het doel van de Discovery Sprint. In plaats van te handelen op aannames valideer je eerst probleemstellingen In ieder domein, zeker in de zorg, kan een Discovery Sprint een innovatief proces versnellen en efficiënter maken.
Hollemans: “We gaan in gesprek met bijvoorbeeld de zorgverlener om te kijken hoe ze werken, wat de behoeften zijn, hoe een huidig product daarin past en wat we op dat gebied kunnen verbeteren. Op een gegeven moment weet je van de problemen die er spelen bij de doelgroep. Dan pas kun je echt een oplossing gaan bedenken.”
Privacy
Het lijkt logisch, maar deze manier van werken wordt lang niet altijd toegepast, zo ziet ook Hollemans: “We merken dat er vaak wordt gedacht ‘we weten wel wat patiënt en zorgverleners ongeveer nodig hebben, dus we kunnen meteen een oplossing bedenken’. Maar als je dan gaat observeren, blijken er toch andere behoeftes te zijn.”
“Je ziet bijvoorbeeld dat veel mensen achter een assistent langslopen, terwijl privacy heel belangrijk is. In zo’n situatie is het dus goed om die assistent een functie te geven waarmee er snel gegevens uit beeld gehaald kunnen worden. Dat zijn dingen waar je misschien niet aan denkt als je achter je eigen computer ideeën gaat bedenken.”
Stappen van een Discovery Sprint
In een Discovery Sprint volg je volgens Hollemans dezelfde fases als bij Design Thinking. Nadat een probleem in kaart is gebracht én is gevalideerd, is de volgende stap het bedenken van een oplossing. Dat kan door middel van een zogenoemde ideation sessie. Daarbij gaan eindgebruikers en belangrijke stakeholders om tafel om zoveel mogelijk ideeën en mogelijke oplossingen te bedenken. Hollemans: “Ook daarbij kijken we breder naar het zorglandschap. Welke oplossingen bestaan er al? Hoe kunnen we aansluiten op andere systemen?”
Naast de ideation sessie wordt er dus vaak gekeken naar andere branches en concurrenten in binnen- en buitenland. Aan zo’n workshop kan iedereen die betrokken is meedoen. Dat gaat van techneut tot servicedeskmedewerker en van developer tot zorgverlener. Hierdoor ontstaan er ideeën voor oplossingen uit allerlei verschillende perspectieven.
Interactief prototype
Na afloop van deze sessies gaat een UX designer met alle ideeën aan de slag om tot een concrete oplossing te komen. Van daaruit wordt er meteen een prototype bedacht om de oplossing interactief en visueel te maken. Hollemans: “Zo’n prototype is interactief en de eindgebruiker kan er ‘doorheen klikken’. Er is op dat moment dus nog niks geprogrammeerd, juíst omdat je de oplossing heel snel visueel wilt maken en wilt testen”.
“We kijken natuurlijk ook of de oplossing haalbaar is en of de eindgebruiker ermee kan werken. Daarom testen we een prototype meestal met zo’n tien eindgebruikers. Dat is genoeg om de eerste inzichten te verzamelen. De feedback verwerken we dan weer in het prototype. Dat is het moment om met de techneuten aan tafel te gaan en een product roadmap op te zetten voor de technische ontwikkeling.
Een HIS in je broekzak
Een Discovery Sprint die Online Department uitvoerde voor een huisartsenorganisatie leidde tot een heel nieuw product-idee. Het ging hierbij om een systeem waarmee de huisartsen, wanneer ze onderweg waren, makkelijk konden doorwerken. Holleman: “Je moet dan niet het hele systeem letterlijk kopiëren naar een mobiele app, maar je kijkt naar de dingen die ze onderweg willen doen. Welke taken ze dan willen volbrengen. Op basis daarvan is een nieuwe app bedacht die alleen maar doet wat zo’n arts onderweg nodig heeft. Zonder de Discovery Sprint hadden we deze oplossing nooit ontdekt.”
Minder infecties
Je kunt in een hele korte periode een groot probleem verhelpen, zegt Hollemans. Ze haalt daarbij een voorbeeld aan uit het Verenigd Koninkrijk. “In een ziekenhuis in Engeland was er op een bepaalde afdeling een heel hoog percentage aan infecties. Volgens het ziekenhuis lag dat aan het schoonmaakbedrijf, maar die waren het daar niet mee eens. Die kregen te weinig betaald. Er was dus een impasse ontstaan, met dure rechtszaken als gevolg.”
“Daar is toen de Design Thinking methode op losgelaten. In een Discovery Sprint werd er meegekeken, geobserveerd en onderzocht. De onderzoekers gingen in gesprek met alle betrokken partijen, van verpleegkundige tot schoonmaker om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en het echte probleem te begrijpen.”
“Zo werd ontdekt dat een bepaald type trolley, die naast het bed van de patiënt stond, een onhandige vierkante vorm had met veel hoekjes en kieren. Dat bleek de grootste bron van bacteriën te zijn, omdat die moeilijk schoon te houden was. Er is toen snel een nieuw prototype voor deze trolley ontworpen en gemaakt met behulp van 3D-printing. Na het testen van dat prototype bleek al snel dat het aantal infecties drastisch omlaag ging. Alleen maar door een ander soort trolley, met ronde vormen en ook nog stapelbaar, die makkelijk schoon te maken is. Dit heeft voor alle partijen ook een nieuw verdienmodel opgeleverd. Ook dat is een belangrijke focus bij de Discovery Sprint. De oplossing moet wel betaalbaar zijn.”
