Een disfunctionerende werknemer is een lastige kwestie. Voor de werkgever, maar ook voor de werknemer. We bieden handvatten om disfunctioneren binnen een zorgorganisatie bespreekbaar te maken.
Door Bertil Kuipers, adviseur/consultant/externe vertrouwenspersoon Everybody Groep
Een werknemer disfunctioneert als de prestaties niet voldoen aan de verwachtingen die jij er als werkgever van hebt. Het gaat hier dan wel om verwachtingen die je in alle redelijkheid kunt stellen. Conform de functieomschrijving en het takenpakket die bij de aanstelling horen. Je moet als werkgever dus zorgen dat de werknemer exact weet er van hem of haar verwacht wordt. Dat moet niet alleen mondeling, maar ook schriftelijk vastgelegd zijn.
Bewijslast bij werkgever
Juridisch gezien ligt de ‘bewijslast’ voor de disfunctionerende werknemer bij de werkgever. Die moet hem of haar tijdig informeren dat hij disfunctioneert. Daarnaast moet de werknemer ook voldoende de gelegenheid krijgen om zichzelf te verbeteren.
Functioneert de werknemer nog steeds onvoldoende, dan kun je als werkgever na zorgvuldige dossieropbouw overgaan tot ontslag. Deze maatregel moet echt als laatste optie gebruikt worden. Anders kan de kantonrechter het ontslag onredelijk achten en nietig verklaren.
De kantonrechter zal vooral beoordelen of jij je als werkgever genoeg hebt ingespannen om het functioneren van de werknemer te verbeteren. Is er een volledig dossier, is het disfunctioneren duidelijk aanwijsbaar en heeft de werknemer de kans gekregen om beter te functioneren?
Kansloos zonder dossier
Zonder dossier sta je als werkgever kansloos voor de rechter, want het disfunctioneren moet gedocumenteerd zijn. Dit maakt de conclusie ‘disfunctioneren’ voldoende aannemelijk. Het personeelsdossier kan uitgebreid worden tot een ontslagdossier.
Dit dossier moet bevatten:
- Arbeidsovereenkomst
- Duidelijke functie- en taakomschrijving
- Rapportages van beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Bewijsstukken van disfunctioneren, zoals e-mails of schriftelijke klachten
- Verbeterplan voor werknemer om disfunctioneren tegen te gaan, inclusief verslagen en evaluaties.
Laatstgenoemde items moeten ook ondertekend zijn door de werknemer. Dit bewijst dat hij ervan op de hoogte is. Promoties of disciplinaire maatregelen in het verleden moeten ook in het dossier vermeld staan.
Kans op verbetering
Goed werkgeverschap houdt ook in dat je een disfunctionerende werknemer de kans biedt om het tij te keren. Er moet een concreet verbetertraject worden opgestart. De werknemer moet voldoende gelegenheid krijgen én een reële kans om zich te verbeteren. De duur van dit verbetertraject is minimaal drie tot zes maanden, afhankelijk van de aard van disfunctioneren en de lengte van het dienstverband.
Gesprek met medewerker
Hoe kun je een verbetertraject zo optimaal mogelijk starten? Ga het gesprek aan met de werknemer over het disfunctioneren én over het verbetertraject. Zoals eerder vermeld: stel de werknemer tijdig en duidelijk op de hoogte van het disfunctioneren. Misschien heeft hij (tijdelijk) problemen in zijn privéleven. Misschien heeft de werknemer gezondheidsproblemen of zit hij niet meer op zijn plek in jouw organisatie.
Tijdens het gesprek geef je aan wat er niet goed gaat en wat de werknemer moet doen om dit te verbeteren. Laat ruimte voor de werknemer om te reageren. Zo kun je nagaan of het disfunctioneren van tijdelijke aard is. Hierna besluit je om wel of niet over te gaan tot een verbetertraject met als uiterste middel: ontslag.
Praktisch verbeterplan
Stel vervolgens een praktisch verbeterplan op. In het verbeterplan stel je samen met de werknemer duidelijke en realistische afspraken op. Deze afspraken en gestelde doelen moeten zo objectief en meetbaar mogelijk zijn. Zowel werkgever als werknemer moeten dit plan ondertekenen.
De inhoud van het verbeterplan bestaat uit:
-
- Introductietekst over de aanleiding en het einddoel van het verbeterplan. De werknemer krijgt een laatste kans om zich te verbeteren en te voldoen aan de gestelde functie eisen.
- Duidelijke, zakelijk omschrijving van het disfunctioneren. Gekoppeld aan benoemen van ‘wat moet de werknemer exact verbeteren?’ Ter voorkoming van misverstanden of misinterpretatie: vermeld een aantal concrete voorbeelden.
- Het traject. Afhankelijk van het type disfunctioneren kan dat een cursus zijn, training, tijdelijke begeleiding of coaching. Als je in een open en eerlijk gesprek de werknemer bij het ‘probleem’ betrekt, dan kan de werknemer wellicht ook werkbare oplossingen aandragen.
- Duur van het traject. Dit hangt ook af van de mate van disfunctioneren, maar ook van de persoonlijke situatie van de werknemer. Denk dan aan aantal dienstjaren, leeftijd en opleidingsniveau.
- De evaluatie, zowel tussentijdse evaluaties als eindevaluatie. Met deze tussentijdse evaluaties kunnen beide partijen de voortgang bespreken en toetsen. Het is essentieel dat deze evaluaties schriftelijk worden vastgelegd.
- Wat als? In het dossier moeten ook de consequenties vermeld staan als afspraken niet nagekomen worden en als de werknemer zijn/haar functioneren niet kan verbeteren. Voor werkgever én werknemer moeten de consequenties glashelder zijn.
Detachering
Naast ontslag bestaan er vaak ook andere opties, zoals herplaatsing binnen de organisatie of een externe detacheringstraject. Het loont de moeite om ook die te onderzoeken.
