Met een multidisciplinair behandeldossier kunnen de behandelaren bij gehandicaptenzorginstelling ’s Heeren Loo soepeler samenwerken. Dit wordt onderzocht in een pilot. Als die succesvol is, kunnen de uitkomsten andere instellingen helpen om de digitale ondersteuning van behandelaren te verbeteren.
De behandelaren van gehandicaptenzorgorganisatie ’s Heeren Loo gebruiken diverse applicaties, waaronder mijnCaress, Promedico ASP en CRS Internet, ter ondersteuning van hun werk. Die zijn niet gekoppeld. De registratielast wordt daardoor als hoog ervaren. Een mooi vraagstuk voor domeinarchitect Zorg Dennis Bogaard. Hij wijdde er zijn studie aan de TU in Eindhoven aan: “Hoe kan dit beter?”.
Dankzij het Elektronisch Cliëntendossier (ECD) is al veel effect bereikt in de gehandicaptenzorg om beter en sneller samen te werken. Dat succes geldt met name voor de ondersteuningsplannen en persoonlijke begeleiding van cliënten. Naast ondersteuning bestaat gehandicaptenzorg echter ook uit een ander belangrijk deel: de behandeling, uitgevoerd door de Arts Verstandelijk Gehandicapten (AVG), paramedici en gedragswetenschappers. Het ECD biedt niet voldoende functionaliteiten om aan hun professionele standaard te voldoen en de applicaties waarmee ze werken sluiten niet goed op elkaar aan, concludeerde Bogaard in zijn onderzoek voor de studie klinische informatica.
Fragmentarisch applicatielandschap
Het gevolg is dat in de behandeling een divers applicatielandschap bestaat, van allerlei applicaties die nauwelijks aan elkaar gekoppeld zijn en langs elkaar heen werken. De behandeldisciplines kunnen daardoor niet optimaal multidisciplinair met elkaar samenwerken.
Bogaard: “Alle behandeldisciplines moeten samen een multidisciplinair plan opstellen om goede zorg te leveren aan een cliënt. Ze werken echter op aparte systemen die niet met elkaar praten of pratend te krijgen zijn. De arts moet dan bijvoorbeeld handmatig een samenvatting van zijn digitaal dossier invoeren in het systeem van de gedragswetenschapper. Als de arts iets wil weten, dan loopt hij in de praktijk beter even langs of belt de gedragswetenschapper. Er wordt geen gebruik gemaakt van digitale gegevensoverdracht. Dit is nog steeds de dagelijkse praktijk.”
Digitale gegevensuitwisseling
Op de IT-afdeling van ’s Heeren Loo komen regelmatig meldingen binnen van gebruikers. Die stapelen zich op, vertelt Bogaard. “Met ons applicatielandschap kunnen we op dit moment niet voldoende inspelen op toekomstige digitale ontwikkelingen in het zorglandschap. En dat terwijl de overheid inzet op meer digitale gegevensuitwisseling. Om hierin mee te kunnen gaan hebben we een applicatielandschap nodig dat hierop is toegerust.”
De digitalisering van het behandelproces is voor ’s Heeren Loo ook een belangrijke voorwaarde voor het realiseren van de beloftes: ‘goed leven’ aan cliënten en ‘mooi werk’ voor behandelaren. Het geeft daarnaast invulling aan de kernwaarde ‘samen’.
Multidisciplinair behandeldossier
Er moet dus wat gebeuren om de artsen, paramedici en gedragswetenschappers beter digitaal te ondersteunen bij ’s Heeren Loo, zodat ze efficiënter kunnen samenwerken. In zijn onderzoek volgde Bogaard een aantal sporen om de vraag te beantwoorden hoe de digitale ondersteuning eruit kan zien. “Ik heb eerst benchmarks onderzocht en een literatuuronderzoek gedaan. Wat kunnen we leren van vergelijkbare settings?
Op basis van dat vooronderzoek heb ik drie ontwerpvarianten ontwikkeld: één waarin alle behandeldisciplines werken in een gezamenlijk multidisciplinair dossier, één waarin elke discipline werkt in eigen systemen, maar die door een integratie laag ertussen gekoppeld zijn met elkaar en één ontwerp gebaseerd op het openEHR (electronic health record) model, een open source framework voor een elektronisch dossier.”
Storylines
Verder deed Bogaard nog een uitvoerige inventarisatie van alle problemen waar de behandelaren tegenaan lopen. Daaruit kwamen thema’s naar voren. Daarmee heeft hij een aantal storylines heeft gemaakt om de gewenste situatie te beschrijven. “Met een visuele beschrijving konden we makkelijker de rest van de organisatie informeren en toetsen of we de juiste keuzes hadden gemaakt.”
De eerste variant bleek de voorkeur te hebben, waarbij alle behandeldisciplines samenwerken in een groot multidisciplinair dossier, aangevuld met modules voor specifieke behandelfunctionaliteiten. “Met de gevolgde aanpak hebben we een keuze gemaakt voor een ontwerp dat het best gedragen wordt door de organisatie én goed scoort op alle toetsingscriteria”, stelt de onderzoeker. “Het neemt de belangrijkste ervaren knelpunten weg”
Samenwerken eenvoudiger
Deze conclusies zijn voorgelegd aan de Raad van Bestuur van ’s Heeren Loo. De Raad van Bestuur heeft besloten om een pilot te starten waarin de beste applicatie geselecteerd en getoetst wordt. Na een succesvolle pilot volgt implementatie naar alle regio’s van ’s Heeren Loo. Maar wat verandert er precies? Bogaard legt uit: “We willen de behandelaren een uitgebreide set aan gereedschap aanbieden waarmee ze hun werk kunnen uitvoeren. In alle stappen van het klinische proces zullen ze optimaal digitaal ondersteund worden. Samenwerken in het multidisciplinaire behandeldossier is eenvoudiger en levert meer inzicht.”
Verstandelijk gehandicaptensector
Bogaard ziet het probleem van de fragmentarische applicaties ook breder in de verstandelijk gehandicaptensector. “Er is op dit moment bijvoorbeeld geen specifiek dossier voor de AVG. De sector zoekt momenteel nog wat de beste applicaties zijn. Dit onderzoek versterkt elkaar alleen maar in die gezamenlijke zoektocht.”
