Investeringen in vastgoed of ICT zijn pas waardevol als ze inspelen op de uitdagingen van vandaag én morgen. Dit vraagt van zorgorganisaties keuzes over hun werkwijze en de rol van ICT en vastgoed daarin. Carintreggeland deed dit, met succes.
Zorgorganisaties staan voor ingrijpende beslissingen rondom hun vastgoed en ICT-landschap. Nieuwe vormen van zorg, wonen en verblijf zijn nodig om de maatschappelijke uitdagingen het hoofd te bieden. Daarnaast moet de bestaande dienstverlening worden aangepast om in te spelen op de veranderende zorgvraag en het toenemende personeelstekort. Technologie kan hierbij een belangrijke rol spelen. Maar toekomstbestendige investeringen vragen ook om processen die naadloos aansluiten op de behoeften van cliënten, medewerkers en de organisatie. Door medewerkers vanaf het begin te betrekken, wordt hun betrokkenheid vergroot en verloopt de implementatie soepeler.
De cliëntreis als kompas
De Twentse VVT-organisatie Carintreggeland werkte de afgelopen jaren aan een nieuwe inrichting van wonen en zorg om flexibel te kunnen blijven inspelen op uitdagingen in zorgvraag en arbeidsmarkt. Op basis van de organisatiedoelstellingen is het gehele applicatielandschap geëvalueerd. Dit leidde tot het besluit om de belangrijkste processen te herontwerpen vanuit de integrale cliëntreis en deze te ondersteunen met een nieuw applicatielandschap en een beter passend ECD.
Erna ten Hoeve, manager I&A Carintreggeland: “We willen graag een wendbare en efficiënte organisatie zijn, en daarvoor was het nodig om de integrale cliëntreis te ontwerpen en de belangrijkste primaire processen te herzien. Daarbij zijn we bewust gestart vanuit de visie van de organisatie, het beleid en de processen. De keuze en inrichting van applicaties moet de processen vervolgens optimaal ondersteunen.”
Zichtbare kansen
BeBright ondersteunde Carintreggeland bij het ontwerpen van de cliëntreis en het herinrichten van de processen. Het doel was om werkprocessen te ontwikkelen die bijdragen aan een waardevol leven voor cliënten door samen met hen en hun omgeving naar passende oplossingen te zoeken. Tegelijkertijd werd ingezet op een uniforme werkwijze en het terugdringen van administratieve lasten.
Deze aanpak kenmerkt zich door niet systemen of technologie als uitgangspunt te nemen, maar de ervaringen van de cliënt en medewerker. Dit voorkomt inefficiëntie en frustratie. Technologie, infrastructuur en gebouwen kunnen vervolgens ingericht worden om deze processen te ondersteunen.
Al vroeg in het traject werden verbeterkansen zichtbaar, zoals:
- Slim hergebruik van informatie: minder dubbel werk en snellere overdracht.
- Uniforme werkwijzen op verschillende locaties: betere samenwerking en kennisdeling.
- Stimuleren van zelfredzaamheid: cliënten in herstelzorg aanmoedigen om zelfstandig te blijven handelen waar mogelijk.
Iteratief ontwerp
Er werd een iteratieve ontwerpmethodiek gehanteerd, waarbij oplossingen stapsgewijs werden ontwikkeld, getest en aangepast. Een methodiek die ook de mogelijkheid biedt om met alle betrokkenen samen te werken aan het gewenste proces.
Nick Kramer, projectleider Carintreggeland: “Een mooie winst is dat collega’s trots zijn dat ze aan de basis staan van hoe we nu met elkaar werken. Er schiet mij een moment te binnen dat een zorgverlener zelf aan een collega uitlegde wat de ontwerpprincipes zijn, hoe deze zijn afgeleid uit onze visie en hoe zij terug te vinden zijn in de zorgprocessen. Mooi dat we dat hebben bereikt.”
Concreet resultaat
Een concreet resultaat is dat er nog maar één intake en één integraal cliëntplan is voor welzijn, zorg en ondersteuning. Alle betrokkenen werken hierin samen, en het plan ‘reist’ met de cliënt mee gedurende zijn traject. Bij evaluaties zijn alle zorgverleners betrokken, en waar nodig wordt passende financiering georganiseerd voor een volgende stap in de cliëntreis.
Bouwen aan verandering
Het succes van de implementatie is mede te danken aan het betrekken van medewerkers vanaf het begin. Naast training in het nieuwe ECD en de processen werden zorgverleners getraind als ‘aanjagers’ van de verandering. Zij begeleiden collega’s bij de nieuwe werkwijze en stimuleren een cultuur waarin leren en verbeteren centraal staan.
In november 2024 ging de hele organisatie live met de vernieuwde processen en het nieuwe ECD. Erna ten Hoeve kijkt trots terug: “Zorgmedewerkers zijn vanaf dag één betrokken geweest: eerst bij het ontwerpen van de processen, en later bij de implementatie. We hebben een deel van onze zorgverleners als ‘aanjagers’ van deze verandering niet alleen getraind op de nieuwe processen en het ECD, maar ook op hun rol in de verandering. Zo konden zij anderen helpen bij het aanleren van nieuw gedrag. Hierdoor verliep de implementatie bij ruim 4.500 medewerkers snel en soepel.
Belangrijke tip
Voor andere organisaties die hun processen willen herontwerpen heeft Ten Hoeve een belangrijke tip: “Zorg voor een duidelijke projectstructuur waarin ieders rol en verantwoordelijkheid helder is. Dit voorkomt ruis en zorgt voor wederzijdse betrokkenheid. Neem de tijd om dit samen goed door te spreken en doorleven. dat betaalt zich later dubbel en dwars terug.”
