De kosten voor facility gaan in 2025 zeker stijgen door extra uitgaven voor energie, personeel en materiaal. Vijf tips van facility managers en directeuren facilitair om die kosten te beperken.
1. Gezamenlijk inkopen
Strakke regie op inkoop spaart kosten. Sinds enige tijd heeft De Blije Borgh (ouderenzorg) contracten en inkoop centraal belegd. “Dat is echt een vak apart”, zegt Esther Klüth, sinds vorig jaar manager facilitair en IT. “Voorheen gebeurde dat decentraal. Nu zie je een verbetering, zowel in het proces als in de kosten.” De Blije Borgh maakt sinds een jaar deel uit van de zorgcoörperatie Drechtsteden. “Die samenwerking is de grootste winst; zowel bij het samen contracten aangaan als samen contracten beheren. Mijn tip zou zijn dat je niet per se hoeft te gaan fuseren om organisaties bij elkaar te brengen en te kunnen samenwerken.”
Het Martini Ziekenhuis werkt op inkoopgebied samen binnen Santeon, vertelt Jos Nijhof, directeur facilitair bedrijf. “Samen kunnen we volume in de markt zetten. Dat helpt. We hebben een aantal mooie aanbestedingen gedaan. We hebben natuurlijk wel een serieus volume, waarmee je goede afspraken, waaronder mooie prijsafspraken, kunt maken. De afgelopen jaren is onze afdeling inkoop heel succesvol met materiële inkoopbesparingen.”
2. Indexering en heronderhandelen
Michel Tobé, voorzitter van beroepsvereniging Facility Management Nederland, geeft het advies om de NFC, de Netherlands Facility Costs Index, in de gaten te houden, zodat je weet met welke kostenstijging leveranciers gaan komen. “Maar wees wel reëel in de onderhandelingen”, zegt hij. “Ga tijdig het gesprek aan met je leverancier. Als je op prijs met een leverancier onderhandelt, kan hij niet anders dan inleveren op kwaliteit. Waar in de keten gaat de pijn vallen?” Belangrijk is het ook om vroegtijdig intern het gesprek aan te gaan, met de directie financiën, want “we zien de afgelopen vijf jaar dat de facilitaire kosten harder stijgen dan veel andere kosten.”
Kritisch kijken naar kosten betekent het heronderhandelen van contracten, volgens Klüth, net als het optimaliseren van processen. “En voor mij is het vanzelfsprekend dat je ieder jaar wel iets met de indexatie doet.”
Het Martini Ziekenhuis zet bij de onderhandelingen in op meerjarige contracten een lagere indexering of zelfs indexvrije contracten, zegt Nijhof. “Niet alle bedrijven passen een volledige NZA-indexering toe, anderen zitten soms ook hoger. We hopen dat die wat uitmiddelen en hopelijk zelfs positief voor ons uitpakken en dat het ons lukt om gemiddeld onder het NZA-indexcijfer uit te komen.”
3. Duurzaam en goedkoper?
Het Martini heeft duidelijke duurzaamheidsdoelstellingen. Soms is mogelijk om kostenneutraal over te gaan van een disposable naar een reusable: koffiemokken in plaats van wegwerpbekers. “Wij zijn nu op zoek naar mogelijkheden waarmee het ook tot kostenbesparingen leidt. Dingen niet meer gebruiken bijvoorbeeld.”
Denk daarbij aan het toepassen van meer handhygiëne en verminderd gebruik van handschoenen. Maar zowel duurzamer als goedkoper? Dat lukt zeker niet altijd. Impact op milieugebied kost vaak geld. “Het is wat lastiger geworden om daar keuzes in te maken; we kunnen ons dat financieel minder goed permitteren. De wasserij is een voorbeeld waarbij we samen met onze leverancier kijken hoe we kosten kunnen verlagen en de milieu-impact kunnen verkleinen.”
4. Lean werken
Medewerkers die zelf meedenken over kostenbesparing en het tegengaan van verspilling, dat levert geen zaken op die als grote successen in de bestuurskamer gevierd worden. Toch telt dit wel degelijk mee. Nijhof: “Het zijn kleine initiatieven die vaak minder zichtbaar zijn. Maar die reductie van verspillingen is wel effectief. Niet alleen wat betreft kostenbesparing, maar ook in het werkplezier dat medewerkers ervaren. Laat ze binnen hun eigen werkprocessen zelf bepalen waar ze verspillingen zien.” Het Martini heeft veel kennis en ervaring in het werken met de lean-methodiek. “Daarmee creëer je een cultuur die zich bezighoudt met het reduceren van verspillingen, of het nu gaat om milieu of kosten.”
Ook De Blije Borgh heeft de Lean-blik geïntroduceerd, vertelt Klüth. “We kijken lean naar processen, waar verspillingen zitten en hoe we die verspillingen en wachtmomenten kunnen elimineren. Daarmee besparen we kosten.”
5. Uitbesteden of inbesteden?
Het Martini onderzoekt welke extern belegde werkzaamheden ook met inzet van eigen kennis en kunde kunnen plaatsvinden. “Ik zie dat we op verschillende gebieden het vakmanschap ook binnen ons ziekenhuis hebben. Misschien hebben we dat wat miskend door te veel in te zetten op een eenzijdige taakafbakening en te snel externe deskundigheid inhuren.”
Medewerkers geven bij Nijhof zelf aan dat zij opgeleid zijn voor vaak technische werkzaamheden en best meer dingen zouden kunnen en willen doen, die nu door externen – tegen forse tarieven – worden gedaan. “Een herwaardering van het vakmanschap en het ondernemerschap gunnen aan de medewerkers.”
Volgens de voorzitter van de facilitaire beroepsvereniging is facility een van de kernprocessen van de zorg. “Eigenlijk alle faciliteiten waar je een ziekenhuis op beoordeelt, zijn facilitair gerelateerd”, zegt Tobé. “Schoonmaak, de catering, de hospitality-aspecten. Pas later ga je de zorg beoordelen. Veel zorgtaken zijn eigenlijk facilitaire taken zijn. Als we ze ook eens zo gaan beoordelen, dan komt er misschien ook wat meer respect en waardering, en misschien ook wat financiën vrij om dat goed te kunnen doen.”
