Dit artikel is geschreven in samenwerking met Online Department
Metro Mapping is een beproefde methode om zorgpaden inzichtelijk te maken en zo te verbeteren. Dat maakt de zorg slimmer en efficiënter. Bovendien bevordert het samen beslissen. Veel ziekenhuizen maken er al gebruik van. Ook in ketenzorg en care liggen kansen.
De metro nemen in een vreemde stad? Dat is meestal niet zo ingewikkeld. Kijk op de gekleurde kaart met de metrolijnen en -stations. Simpele lijnen laten zien waar je in- en uitstapt en welke stations je passeert.
Ingeborg Griffioen (1971-2022) vertaalde deze methode naar de zorg in het kader van haar promotieonderzoek aan de TU Delft en het LUMC. Ze ontwikkelde Metro Mapping. Met deze methode zijn zorgpaden voor verschillende aandoeningen duidelijk in beeld te brengen. Zorgverleners en patiënten in ziekenhuizen kunnen er hun zorgtraject mee volgen. De haltes zijn de opeenvolgende contactmomenten tussen patiënt en de zorg, zoals onderzoeken en consults.
Metro Mapping in VVT en revalidatie
Al veel ziekenhuizen werken ermee. Maar ook bijvoorbeeld in de VVT en revalidatie kan Metro Mapping de zorg efficiënter maken. Dat blijkt wel uit het interview met Marianne Plandsoen van de Vereniging Transmurale Zorg verderop in dit verhaal.
De service designers van Online Department zetten hun onderzoek- en design vaardigheden in om zorgprocessen en zorgpaden te herontwerpen en vast te leggen in Metro Maps. Zeker nu de regionale samenwerking in het kader van IZA steeds meer nadruk krijgt.
CEO Machiel Oskam: “Metro Mapping is een hele slimme methode voor (regionale) partijen om zorgpaden inzichtelijk te verbeteren. De software is open source en dus voor iedereen beschikbaar. Laten we die allemaal samen gebruiken om de zorg slimmer en efficiënter te maken.”
“Voor de verpleeg- en verzorgingshuizen, huisartspraktijken, de GGZ en de thuiszorg zijn we heel goed in staat om met elkaar zorgprocessen te herontwerpen en gebruiksvriendelijker te maken. Cliënten krijgen betere zorg, terwijl de belasting voor medewerkers omlaag gaat.”
Digitale hulpmiddelen
Oskam ziet in de praktijk dat de inzet van digitale hulpmiddelen en innovaties zoals AI niet altijd duidelijk beschreven is in zorgpaden. “Neem een patiënt die van een zorginstelling terug naar huis gaat en die met thuismonitoring gaat werken. Iedereen die erbij betrokken is, moet precies weten wat de taken en verantwoordelijkheden zijn.”
“Daar leent Metro Mapping zich bij uitstek voor. Breng het hele zorgpad duidelijk in kaart en geef precies aan wat er op welk moment door wie moet gebeuren en welke middelen worden ingezet. En wat minstens net zo belangrijk is: welke data op welk moment voor wie beschikbaar moet zijn. Want daar gaat het nog veel te vaak mis.”
Metro Mapping: de stappen
Hoe pak je zo’n traject aan? Oskam: “Als wij een zorgpad in kaart brengen, beginnen we altijd met een onderzoeksfase. We kijken met zorgprofessionals en cliënten of het bestaande zorgpad nog voldoet en of het efficiënter kan. Zijn er wellicht onderdelen die met zorg op afstand te realiseren zijn?”
“Vervolgens bepalen we de knelpunten op dat zorgpad, en de punten waar online of fysiek contact tussen cliënt en zorgverlener plaatsvindt. Van de knelpunten en geïdentificeerde kansen maken we kleine, behapbare deelprojecten. Wij werken daarbij in korte cycli en heel iteratief. Daarmee brengen we de Agile werkwijze naar de zorg, zodat we in kleine stapjes vooruit kunnen”
Co-creatie
“Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle uitkomst is co-creatie: de Metro Maps opstellen doen we samen. De inzichten communiceren we samen met alle betrokkenen. We vragen wat ze nodig hebben om een aanpassing in het zorgpad te implementeren. Veel uitdagingen zijn ook technisch en IT gerelateerd. Daarom betrekken we de ICT leveranciers al in een vroeg stadium. Maar vaak gaat het om het inrichten van de communicatie. Dat moet je dan heel goed doorspreken met elkaar en vervolgens kun je starten met de implementatie van het verbeterde zorgpad.”
Zorgpaden verbeteren met Metro Mapping in vier stappen:
1. Kick-off
We bepalen in co-creatie welke zorgpaden we gaan uitwerken en wie of wat we daarbij nodig hebben.
2. Interviews en observaties
We interviewen en observeren zorgverleners, patiënten en andere betrokkenen om hun behoeften en pijnpunten te begrijpen.
3. Visualiseren in Metro Maps
We documenteren de inzichten en verwerken deze in overzichtelijke Metro Map(s).
4. Verbeteringen prioriteren
We prioriteren welke kansen we als eerste gaan aanpakken en maken een inschatting van de werkzaamheden.
Triage tussen meldkamer en huisartsenpost
Online Department bracht samen met de Vereniging Transmurale Zorg een aantal zorgpaden in kaart. Projectleider Marianne Plandsoen van dit samenwerkingsverband van alle grote zorginstellingen in de regio Den Haag: “We hebben Metro Mapping als eerste gebruikt voor de afstemming van de triage tussen de meldkamer en de huisartsenpost.”
“Iemand belt 112. De centralist doet een triage. Uit die triage kan blijken dat het eigenlijk gaat om huisartsenzorg. Dan gaat dat telefoontje van de meldkamer door naar de huisartsenpost. Dat kan in Den Haag ook overdag. De assistent van de huisartsenpost kan zien wie de eigen huisarts is of een consult aanbieden op de ‘dagHAP’. Zo zorgen we dat de juiste zorg door de juiste zorgverlener wordt geleverd. En dat de centralist van de meldkamer snel weer beschikbaar is voor de echte spoedgevallen.”
Vier Metro Maps
“We hebben voor deze Metro Map eerst een bijeenkomst gehouden met alle betrokkenen. Daar hebben we samen uitgeschreven en uitgetekend hoe het zorgpad eruit zou moeten zien. Dan kom je erachter dat je gemakkelijk stappen in het proces vergeet of overslaat of dat informatie helemaal niet zo expliciet aanwezig is. Dat zijn hele waardevolle ontdekkingen.”
Inmiddels zijn er vier Metro Maps in ontwikkeling. De Vereniging Transmurale Zorg wil nog veel meer zorgpaden in kaart brengen. Er is een snelle toets ingediend en er wordt een transformatieplan geschreven om aanspraak te maken op IZA-gelden.
Plandsoen hoopt dat andere organisaties de Metro Maps ook gaan gebruiken. “Ze moeten die natuurlijk aanpassen aan de eigen situatie. Maar de basis is overal gelijk. We worden allemaal gefinancierd vanuit maatschappelijk geld. Laten we dus veel meer zorgpaden en Metro Maps delen.”
Snelle toets transformatiegelden
Ben je bezig met een subsidieaanvraag of een snelle toets voor IZA transformatiegelden? Dan biedt Online Department de mogelijkheid om een pilot op te starten voor één of twee zorgpaden. De inzichten die je hiermee verwerft, kunnen je helpen bij het invullen van de aanvraag en het concreet maken van de besparing die je kunt realiseren.
Meer weten? Download dan hier de brochure of bel of mail Machiel Oskam: 06-2 499 35 17/machiel@onlinedepartment.nl
